Danmarks Internationale Kongresgaranti Ordning

Mange spørgsmål melder sig, når man skal være vært for en international kongres. Ét af de vigtigste knytter sig til økonomi og finansiering. Hvordan får man budgettet til at hænge sammen, og hvor kan man søge hjælp? Danmarks Internationale Kongresgaranti Ordning er en hjælp til danske foreninger og organisationer, der skal være vært for en international kongres i Danmark og som skal afholde udgifter forud for kongressens afvikling, f.eks. til etablering af website, udarbejdelse af invitationer mv.

Kongresgaranti Ordning

Hos Danmarks Internationale Kongresgaranti Forening kan der søges om kaution for optagelse af lån eller kassekredit i et pengeinstitut. Garantien er ikke en underskudsgaranti, men er et alternativ til en personlig kassekredit eller et personligt lån. Med et garantibevis fra Danmarks Internationale Kongresgaranti Forening i hånden kan man oprette en lånekonto i et pengeinstitut efter eget valg uden at skulle stille personlig sikkerhed.

Garantiens størrelse

Garantien kan udgøre op til 20 % af kongressens totale kapacitetsomkostninger, dog maksimalt 220.000 kr. Kapacitetsomkostninger dækker over faste udgifter i form af f.eks. leje af kongresfaciliteter, AV-udstyr, forsikring, markedsføring af kongressen og konsulentbistand.

Ansøgningsbetingelser

En garantistillelse er betinget af, at:

  • kongressen har minimum 50 deltagere
  • deltagerne kommer fra minimum 3 lande
  • minimum 75 % af deltagerne forventes at være udenlandske
  • kongressen varer minimum 2 dage, og at deltagerne overnatter minimum 1 nat

Herudover skal kongressen være et åbent arrangement for alle deltagere, der har branche- eller faglig/videnskabelig tilknytning til kongressens emneområde eller medlemskab af foreningen eller organisationen bag kongressen. Det kan således ikke ydes garanti til møder for private firmaer eller til helt lukkede møder.

Hvordan kommer jeg i betragtning og søger

For at komme i betragtning til garantistillelse skal der udarbejdes en ansøgning med tilhørende budget for kongressen.

Det udfyldte ansøgningsskema skal sammen med budgettet indsendes senest 1 år og tidligst 2 år før kongressens afholdelse til den regionale turist- og kongresorganisation, som dækker det område, kongressen skal afholdes i.

I ansøgningsskemaet skal gives oplysninger om ansøgeren og om størrelsen af den ansøgte garantistillelse. Herudover skal foretages en beskrivelse af kongressen, dvs. dato for afholdelse, sted, deltagere mv. Ansøgningen skal ledsages af et detaljeret budget for kongressen. Budgettet skal følge en særlig budgetskabelon og påtegnes af enten en professionel kongresarrangør (kontakt her VisitAalborg for mere information) eller en statsautoriseret revisor. Når ansøgningsskema og budget er indsendt, sørger den regionale turist- og kongresorganisation (VisitAalborg) for at behandle ansøgningen. Som udgangspunkt skal påregnes en sagsbehandlingstid på ca. 4 uger.

Der gøres opmærksom på, at hver af de regionale turist- og kongresorganisationer (VisitAalborg) maksimalt kan stille garanti for et beløb proportionalt med regionens oprindelige indskud (ca. 220.000 kroner). Ansøgningsskema kan erhverves hos den regionale turist- og kongresorganisation (VisitAalborg), som dækker det område, kongressen skal afholdes i. Her kan du også få rådgivning om, hvordan ansøgningsskema og budget skal udarbejdes, ligesom du kan få oplyst, hvor stort et beløb den pågældende regionale turist- og kongresorganisation (VisitAalborg) kan stille garanti for.

Del denne side

Værktøjer til konferenceværter

VisitAalborg rådgiver og assisterer konferenceværter fra start til slut, og har gennem mange år udarbejdet rådgivnings- og præsentationsmateriale til kommende konferenceværter, der ønsker at levere et professionelt udarbejdet materiale.

Se værktøjskasse...

Vi rådgiver om konferencefaciliteter

Rådgivning om konferencefaciliteter

Vi booker hotelværelser

Konferencegæster

Vi registrerer tilmeldinger

Konferencegæster i Aalborg

Kontakt

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis der er emner, du gerne vil have uddybet eller vi på anden måde kan være til rådighed med afklaring af praktiske spørgsmål...

 

 

Markedsføring 

 

Hanne Kristiansen

kongreschef
telefon +45 9931 7522
hk@aalborg.dk 

 

Ulla Møller Jakobsen

Senior projektleder - møder og konferencer
telefon +45 9931 7542
umj@aalborg.dk

  

Tanja Christiansen

Senior projektleder – møder og konferencer
telefon +45 9931 7526
tgc@aalborg.dk

 

 

Handling 

 

Henriette Bugge Mortensen

Projektleder - kongreshandling
telefon +45 9931 7521
hbm@aalborg.dk

 

Annike Seerup Hjorth

Projektleder - kongreshandling
telefon +45 9931 7523
ash@aalborg.dk

 

Linda Riisgaard

Projektleder - kongreshandling
telefon +45 9931 7502
lr@aalborg.dk 

The European Union

Med støtte fra