VisitAalborg Business

Internationale konferencer

Kom med bag kulissen i VisitAalborgs erhvervsturismeafdeling

VisitAalborgs erhvervsturismeafdeling skal fordoble antallet af internationale overnatninger som følge af konferencer fra ca. 15.000 i dag til 30.000 i 2021. Det betyder en stigning i omsætningsværdien fra 50 til 100 millioner kroner hen over de kommende år.

Erhvervsturismeafdelingen inviterer dig med bag kulisserne og gør dig klogere på, hvordan vi arbejder med tiltrækning af internationale konferencer til Aalborg:

 

Når Aalborg kan være med helt fremme i kampen om at vinde værtskaber for internationalt anerkendte videnskabelige konferencer – i ligeværdig konkurrence med kendte storbyer og hovedstæder som Paris, Dublin og Sydney – så er det takket være Aalborgs stærke forsknings- og vidensmiljøer. Det er nemlig hér – i krydsfeltet mellem en attraktiv konferenceby og lokale forskere, der bedriver forskning og skaber resultater, der giver international genklang – at Aalborg får global relevans og appel i konferencesammenhæng.

Løftestang for internationalisering
Erhvervsturismeafdelingens primære samarbejdspartnere er Aalborg Universitet og Aalborg Universitetshospital, der deler VisitAalborgs og Aalborg Kommunes ambition om skabe øget international bevågenhed omkring Aalborg, og her er konferencer et rigtig godt middel.

Gevinsterne er mange
Med et internationalt konferenceværtskab følger prestige og opmærksomhed, der bidrager positivt i forhold til at udvikle og positionere ikke kun værtens og kollegaernes forskning, men også institutionen, byen og landet. Internationale konferencer styrker de nordjyske vidensmiljøers internationale relationer markant. Derudover er internationale konferencer en lukrativ forretning for byen, herunder hoteller og konferencesteder. Ifølge VisitDenmarks tal omsætter en international kongresgæst for 3.100 kr. pr. døgn til hotel, transport, bespisning med videre. Det vil sige, at en international konference med eksempelvis 600 deltagere i fire dage giver en afledt omsætning på 7,4 millioner kroner til byen.

Opsøgende salgsarbejde
VisitAalborg har samarbejdet med Aalborg Universitet og Aalborg Universitetshospital om at tiltrække internationale videnskabelige konferencer siden henholdsvis 2007 og 2015. Samarbejdsaftalerne betyder, at VisitAalborg, med ledelsernes opbakning, kontakter potentielle konferenceværter, som løbende udpeges. Det er eksempelvis forskere og overlæger, der, som medlemmer af internationale foreninger og organisationer, løbende deltager i konferencer over hele verden, og som har et internationalt renommé, der betyder, at Aalborg får større relevans som værtsby. Med det afsæt kan mange internationale konferencer lige så godt ligge i Aalborg som i eksempelvis Paris, og det er den beslutning, VisitAalborg og den interesserede lokale vært sammen forsøger at påvirke.

Sammen kan VisitAalborg og værten sparre om hvilken af flere mulige internationale konferencer, der vil tilføre størst værdi. Hvordan man bedst positionerer sig til at få værtskabet for den ønskede konference. Og hvornår vurderes der at være størst chance for at få værtskabet. Det sker med afsæt i konferencens historik og andre data, som VisitAalborg kan trække fra en international mødedatabase.

Gratis håndsrækning i budprocessen
Når værten har truffet beslutning om, hvilken international konference der vil give størst udbytte, så kan VisitAalborg bidrage til at tiltrække konferencen. Det sker blandt andet gennem afdækning af de krav, der stilles fra organisationen bag konferencen, budgetlægning, indhentelse af tilbud og udarbejdelse og trykning af det omfattende tilbudsmateriale, der typisk skal indsendes for at komme i betragtning. Her udmærker Aalborg sig ved, at materialet meget detaljeret beskriver alle aspekter af konferencen. Beslutningstagerne får således et færdigt konferenceprodukt præsenteret i stedet for en hensigtserklæring. Den lokale vært bidrager med indspark til den faglige del af konferencen, som også indgår i tilbudsmaterialet.

Kort fortalt assisterer erhvervsturismeafdelingen værten fra den første tanke om at påtage sig værtskab opstår, til det er besluttet, om konferencen kommer til Aalborg. Og det er alt sammen uden beregning. Tre medarbejdere arbejder fuldtid med at afholde møder med og siden assistere potentielle konferenceværter gennem overvejelsesfasen og senere i budprocessen.

Hjælp til den praktiske håndtering
Når konferencen er vundet til Aalborg, er det op til værten at beslutte, om VisitAalborgs handlingafdeling skal varetage den praktiske håndtering af konferencen, dvs. koordinere med hotellerne, arrangere sociale events, tage imod tilmeldinger og betalinger med mere. Handlingafdelingen er VisitAalborgs in-house PCO (Professional Conference Organizer), der ligger i et separat selskab.  Udførelsen af de lavpraktiske opgaver, der relaterer sig til konferencen, løses mod et gebyr pr. registreret deltager. Handlingfunktionen varetages af to fuldtidsansatte og en deltidsansat.

Håndteringen af de internationale konferencer udgør imidlertid kun en procentdel af denne afdelings arbejde. Der ligger også et stort arbejde i at servicere en lang række nationale kunder som KL og Dansk Fjernvarme, som har en lang tradition for at afholde deres konferencer og årsmøder i Aalborg.

Uvurderlig international eksponering af Aalborg
Det er ofte en lang proces at byde ind på og vinde et værtskab for en international konference til Aalborg. Det er ikke unormalt, at processen – fra den første idé om at påtage sig værtskabet for en international konference, indtil den er vundet og siden afviklet – strækker sig over flere år. Men med tanke på den uvurderlige internationale eksponering, konferencen giver samt de mange afledte effekter for værten, dennes arbejdsplads og byen, er det ifølge erhvervsturismeafdelingen hos VisitAalborg den store indsats værd. 

For yderligere information kan du kontakte Convention Manager Hanne Kristiansen, hk@aalborg.dk

 

 

___________________________________

Tilmelding til VisitAalborg Business

VisitAalborg Business vil lande i din mailboks ca. 10 gange årligt

* indicates required

Del denne side

Skyline

Strategi 2017-2020

Aalborg - All-In

Skyline

Stakeholderanalyse

Holdninger til VisitAalborg

Skyline

Hotelstrategi 2017-2020

Hotelstrategi for Aalborg

Stemningsbilleder fra en kongres