- Vores gratis konferenceservice
Vores gratis konferenceservice
Få det fulde overblik over, hvordan vi kan hjælpe dig med at planlægge, byde på og vinde din internationale konference, kongres eller møde til Aalborg.
Vi hjælper dig fra start
- Vi hjælper med at planlægge og byde på din konference, kongres eller møde i Aalborg
VisitAalborg Convention Bureau er din professionelle sparringspartner med mere end 30 års erfaring i at planlægge og koordinere konferencer, og vi hjælper dig igennem forløbet med at byde på en konference, helt fra ideen om konferenceværtskab opstår, til det er besluttet, hvor konferencen skal afholdes.
Overvejelsesfasen
- Overvejer du at blive vært for en konference? Vi hjælper dig med at afklare detaljerne i konferencen.
- Vi afklarer organisationens krav til konferencedestinationen
- Vi tilbyder at tage og holde kontakt til organisationen
- Vi rådgiver om Aalborgs mødefaciliteter, hoteller, sociale arrangementer, transport mv.
- Vi rådgiver om øvrige lokaler, lokaledisponering, catering, AV-udstyr mm.
- Vi udarbejder en tidsplan for projektet
Værtskab for konferencer er et udstillingsvindue, som bl.a. bidrager til øget synlighed, netværk og tiltrækning af internationale talenter. Se flere gode grunde til hvorfor, du skal stille dig i spidsen for en konference.
Budfasen
- Måden, hvorpå man byder på en konference, kan være meget forskellig. Nogle gange kræver det bare, at du rækker hånden op, og andre gange er det en langt mere krævende proces, der indebærer afgivelsen af et egentligt bud. Det kan være alt lige fra en Power Point-præsentation til et hardcore officielt bud eller alt derimellem - uanset formen hjælper vi dig sikkert gennem processen.
- Har du mulighed for at stille dig i spidsen for en konference? Vi hjælper dig med at samle trådene igennem hele processen og producerer lige nøjagtig det materiale, der skal til for at bringe værtskabet i hus.
- Vi tilbyder at være tovholder i budprocessen og sørger for, at alle deadlines og krav til buddet overholdes
- Vi rådgiver om venues, overnatningsmuligheder, sociale arrangementer, restauranter, transport m.v.
- Vi planlægger, koordinerer og finansierer site inspections for nationale og internationale beslutningstagere
- I tæt samarbejde med dig udvælges mødested, hoteller, sociale events m.v. Vi indhenter tilbud og forhåndsreserverer, så det er nemt at lave den endelige booking, når konferencen vindes
- Vi hjælper med budgetudkast og beregning af deltagergebyr
- Vi udarbejder et professionelt bud- og præsentationsmateriale – herunder bidbøger, PowerPoint-præsentationer, plakater, posters o.m.a – skræddersyet til netop din konference, så det afspejler, hvad deltagerne kan forvente af Aalborg
- Vi leverer buddet i trykt form eller digitalt
- Vi giver fri adgang til VisitAalborgs billed-, film- og brochuremateriale
Præsentation af dit bud
- Dit bud er sendt afsted. Vi tilbyder:
- At rejse med dig ud og støtte op, når buddet skal præsenteres for de internationale beslutningstagere
- At deltage i koordinerende møder i ind- og udland indtil afgørelsen om placeringen af konferencen er truffet
- At planlægge, koordinere og afvikle site inspections for internationale beslutningstagere
Konferencen er vundet
- Du har vundet konferencen, hvad nu? Vi hjælper dig godt videre...
- Vi formidler kontakt til professionelle kongresarrangører (PCO'er), hvis du har brug for hjælp til den praktiske håndtering af konferencen
- Vi sikrer en god overdragelse af forhåndsreservationer m.v. til dig eller den professionelle kongresarrangør, du ønsker at benytte
- Vi tilbyder fri adgang VisitAalborgs mediearkiv med billeder fra Aalborg, film, presseomtale mv.
- Vi tilbyder VisitAalborgs Turistguide i trykt format til deltagernes velkomstpakke
